Temizlik Hizmeti Teklifinde Hangi Kalemler Yer Almalı?

Profesyonel temizlik hizmeti satın alırken firmalardan alınan fiyat tekliflerini doğru karşılaştırabilmek için yalnızca toplam bedele bakmak yeterli değildir. Teklifin hangi alanları kapsadığı, hangi işlerin ne sıklıkla yapılacağı, personel ve ekipman sorumluluklarının nasıl paylaştırıldığı ve hizmet kalitesinin hangi ölçütlerle kontrol edileceği de değerlendirilmelidir.

Örneğin iki temizlik firması aynı büyüklükteki bir ofis için teklif verebilir. Firmalardan biri yalnızca zemin, çöp toplama ve görünür yüzey temizliğini fiyatlandırırken diğeri tuvaletlerin, mutfakların, temas yüzeylerinin ve dönemsel ayrıntılı temizlik işlerinin tamamını kapsayabilir. Bu durumda teklif tutarlarını doğrudan karşılaştırmak, hizmet kapsamındaki farkları gözden kaçırabilir.

İyi hazırlanmış bir temizlik hizmeti teklifi; hizmet kapsamını, fiyatı, çalışma düzenini, tarafların sorumluluklarını ve kalite kabul kriterlerini açıkça gösterir. Bu yaklaşım, satınalma kararının daha şeffaf verilmesine ve sözleşme başladıktan sonra oluşabilecek anlaşmazlıkların azaltılmasına yardımcı olur.

Temizlik hizmeti teklifinde hangi bilgiler bulunmalı?

Bir kurumsal temizlik teklifi, hizmet alan işletmenin ihtiyacını ve hizmet sağlayıcının taahhüdünü birlikte açıklamalıdır. Tesis yönetimi hizmetlerinin tedariki ve sözleşmelerin geliştirilmesine ilişkin ISO 41012 standardı; hizmet alım sürecinin, tarafların rollerinin ve anlaşma yapısının sistematik biçimde ele alınmasına rehberlik eder (International Organization for Standardization [ISO], 2017).

Bu çerçevede teklif belgesinde aşağıdaki temel başlıkların yer alması önerilir:

• Hizmet sağlayıcının ve hizmet alacak işletmenin bilgileri.
• Teklifin tarihi, numarası ve geçerlilik süresi.
• Temizlenecek alanlar ve hizmet kapsamı.
• İş kalemleri ve uygulama sıklıkları.
• Personel planı ve çalışma saatleri.
• Temizlik malzemeleri ve ekipmanların temin sorumluluğu.
• Fiyatlandırma tablosu ve ödeme koşulları.
• Kalite kontrol ve raporlama yöntemi.
• İş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili çalışma esasları.
• Ek işler, kapsam dışı hizmetler ve sözleşme koşulları.

1. Hizmet kapsamı ve temizlenecek alanların listesi

Teklifin en önemli bölümü, hizmetin nerede ve hangi işlerle gerçekleştirileceğini açıklayan kapsam tanımıdır. Yalnızca “ofis temizliği”, “bina temizliği” veya “genel temizlik” ifadelerinin kullanılması, işin sınırlarını her zaman yeterince belirlemez.

Temizlenecek alanlar mümkün olduğunca ayrı ayrı listelenmelidir. Örneğin:

• Ofisler ve çalışma alanları.
• Toplantı odaları ve ortak kullanım alanları.
• Giriş, resepsiyon ve bekleme alanları.
• Koridorlar, merdivenler ve asansör kabinleri.
• Tuvaletler ve lavabo alanları.
• Mutfaklar, dinlenme alanları ve yemekhaneler.
• Cam yüzeyler ve iç bölmeler.
• Otoparklar, depolar veya diğer ortak alanlar.

Her alan için yapılacak işler ayrıca tanımlanmalıdır. Örneğin zemin temizliği, çöp toplama, temas yüzeylerinin silinmesi, cam temizliği ve sarf malzemelerinin tamamlanması farklı iş kalemleri olarak gösterilebilir.

Alanların metrekare bilgileri mevcutsa teklif ekinde belirtilmesi yararlıdır. Bununla birlikte fiyatlandırmanın yalnızca metrekareye dayanması gerekmez; alanın kullanım yoğunluğu, yüzey özellikleri, erişim koşulları ve işin zorluk derecesi de dikkate alınabilir.

2. İş kalemleri ve temizlik sıklığı

Teklifte hangi işlerin günlük, haftalık, aylık veya dönemsel olarak yapılacağı açıkça gösterilmelidir. Böylece işletme, ödeyeceği bedel karşılığında hangi hizmetleri alacağını önceden bilir.

Örnek bir iş planı aşağıdaki gibi düzenlenebilir:

Tablodaki sıklıklar örnek niteliğindedir; her tesis için doğrudan uygulanacak sabit bir program değildir. Gerçek temizlik planı alanın kullanım yoğunluğuna, hijyen ihtiyacına, yüzey türüne ve işletmenin operasyonlarına göre hazırlanmalıdır.

“Gerektiğinde yapılır” gibi belirsiz ifadeler yerine mümkün olduğunda tetikleyici koşullar, kontrol aralıkları veya işin tamamlanma ölçütleri tanımlanmalıdır. Örneğin tuvalet kontrolünün hangi zaman aralıklarında yapılacağı ya da dökülmelere nasıl müdahale edileceği açıklanabilir.

3. Personel sayısı, çalışma saatleri ve hizmet sürekliliği

Teklifte personel planının hizmet kapsamıyla uyumlu olup olmadığı anlaşılabilmelidir. Her teklifin belirli bir personel sayısını zorunlu olarak içermesi gerekmez; ancak işin hangi çalışma düzeniyle yerine getirileceği ve hizmet sürekliliğinin nasıl sağlanacağı açık olmalıdır.

Şu bilgiler teklif veya eklerinde yer alabilir:

• Planlanan personel sayısı veya çalışma saati.
• Hizmetin başlama ve bitiş saatleri.
• Haftalık çalışma günleri ve vardiya düzeni.
• İşletmenin kapalı olduğu zamanlarda erişim ve çalışma yöntemi.
• İzin veya devamsızlık halinde hizmetin sürdürülme planı.
• Saha sorumlusu ve iletişim yöntemi.
• Gerekli eğitimler ve görev yetkinlikleri.

Personel planı, yalnızca alan büyüklüğüne göre belirlenmemelidir. İş adımlarının süresi, alanlar arasındaki hareket, kullanılan ekipman, hazırlık ve toplama süreleri ile istenen hizmet sıklığı da değerlendirilmelidir.

Teklifin işçilik maliyetleriyle ilişkili kısmı değerlendirilirken çalışma süreleri, ücret ve sosyal güvenlik yükümlülükleri gibi konuların ilgili mevzuata uygun biçimde ele alınması gerekir. Türkiye'de çalışma ilişkileri bakımından 4857 sayılı İş Kanunu ve sosyal güvenlik yönünden 5510 sayılı Kanun ilgili yasal çerçeveler arasındadır. Somut yükümlülükler işin ve sözleşmenin niteliğine göre değerlendirilmelidir.

4. Temizlik kimyasalları, sarf malzemeleri ve ekipmanlar

Teklifte temizlik malzemelerinin ve ekipmanların kim tarafından sağlanacağı net olarak belirtilmelidir. Aksi durumda hizmet başladıktan sonra ürün temini, sarf malzemeleri veya makine kullanımı nedeniyle ek maliyetler ortaya çıkabilir.

Bu bölümde aşağıdaki kalemler ayrı ayrı açıklanabilir:

• Genel yüzey, cam ve zemin temizliğinde kullanılacak ürünler.
• Moplar, bezler, pedler ve diğer temizlik sarfları.
• Atık torbaları ve temizlik sırasında tüketilen malzemeler.
• Tuvalet kâğıdı, el temizleme ürünleri ve diğer kullanıcı sarfları.
• Elektrikli vakum makineleri, zemin otomatları ve özel ekipmanlar.
• Makine bakımı, onarımı ve sarf parçaları.
• Kimyasalların uygun saklanması ve taşınması için gereken düzenlemeler.

Her ürünün fiyat teklifinde marka ve model bazında listelenmesi her durumda gerekli olmayabilir. Ancak ürün grubu, kullanım amacı ve temin sorumluluğu anlaşılır olmalıdır. İşletmenin özel ürün veya ekipman şartları varsa bunlar teklif talebinde belirtilmelidir.

Temizlik ürünleri, kullanılacağı yüzeyle uyumlu olmalı ve üretici talimatlarına uygun şekilde kullanılmalıdır. İşletmenin ürün temin etmesi öngörülüyorsa ürünlerin hangi tarafça depolanacağı, kullanım talimatlarının nasıl sağlanacağı ve eksilen malzemelerin kim tarafından tamamlanacağı da açıklanmalıdır.

5. Fiyatlandırma tablosu ve ticari koşullar

Teklifin fiyat bölümü, toplam tutarın hangi hizmet ve maliyet kalemlerinden oluştuğunu anlaşılır biçimde göstermelidir. Her işletme için aynı fiyatlandırma modeli uygun olmayabilir. Aylık sabit hizmet bedeli, belirli işlere göre fiyatlandırma veya birim fiyat yaklaşımı kullanılabilir.

Fiyat teklifinde aşağıdaki bilgiler bulunabilir:

• Aylık veya dönemsel hizmet bedeli.
• Varsa birim fiyatlar ve bu fiyatların hangi işlere uygulandığı.
• Teklif kapsamındaki hizmetler ve kapsam dışı işler.
• Temizlik ürünleri, ekipman ve sarf malzemelerinin fiyata dahil olup olmadığı.
• Ek işlerin ve olağan dışı taleplerin ücretlendirilme yöntemi.
• KDV'nin dahil veya hariç olduğu bilgisi.
• Faturanın düzenlenme dönemi ve ödeme vadesi.
• Teklifin geçerlilik süresi.
• Uzun süreli sözleşmelerde fiyat güncelleme yöntemi.

Özellikle birden fazla firmadan teklif alındığında tüm firmalara aynı kapsam ve fiyatlandırma varsayımları verilmelidir. Aksi halde toplam bedeller karşılaştırılabilir görünse bile hizmet içeriği farklı olabilir.

6. Kalite kontrol ve hizmet kabul kriterleri

Bir temizlik hizmetinin başarılı sayılması için yalnızca işin yapıldığının belirtilmesi yeterli değildir. Hizmetin hangi sonuçları sağlaması gerektiği ve bu sonucun nasıl kontrol edileceği de tanımlanmalıdır.

Teklif veya sözleşme ekinde şu kalite unsurları yer alabilir:

• Alan bazında temizlik kontrol listeleri.
• Görsel kontrol ölçütleri.
• Kontrolün hangi sıklıkla yapılacağı.
• Kontrol kayıtlarının nasıl tutulacağı.
• Eksik veya uygunsuz işlerin bildirim yöntemi.
• Düzeltici işlemin tamamlanması için hedef süre.
• Şikâyetlerin ele alınması ve sonuçlandırılması.

Danish Standards Foundation tarafından açıklanan DS/INSTA 800 yaklaşımı, temizlik kalitesinin önceden belirlenmiş kalite düzeylerine göre görsel kontrol ve gerektiğinde ölçüm yöntemleriyle değerlendirilmesini ele alır. Kuruluş, ortak kalite kriterlerinin hizmet alan ile sağlayıcı arasındaki iletişimi kolaylaştırdığını ve tekliflerin karşılaştırılmasını desteklediğini belirtir (Danish Standards Foundation, t.y.).

Bu yaklaşım, tekliflerde kalite kriterlerinin belirsiz bırakılmaması gerektiğini gösterir. Bununla birlikte bir standarda atıf yapılması, hizmetin o standarda uygun olduğunun kendiliğinden kanıtı değildir. Belirli bir standardın uygulanması isteniyorsa kapsamı ve değerlendirme yöntemi açıkça kararlaştırılmalıdır.

7. İş sağlığı ve güvenliği gereklilikleri

Temizlik çalışmaları; ıslak zemin, kimyasal kullanımı, elektrikli ekipmanlar, ergonomik zorlanmalar ve bazı işlerde yüksekte çalışma gibi riskler içerebilir. Bu risklere ilişkin önlemler, işin yöntemine ve çalışma alanına uygun şekilde planlanmalıdır.

Teklifte veya hizmet sözleşmesinin ilgili ekinde aşağıdaki konular açıklanabilir:

• İşe uygun kişisel koruyucu donanımın temin sorumluluğu.
• Çalışanların gerekli eğitimleri ve görev yetkinlikleri.
• Kimyasal ürünlerin güvenli kullanımı ve saklanması.
• Islak zemin uyarıları ve çalışma alanının güvenli hale getirilmesi.
• Yüksekte çalışma veya özel erişim gerektiren işlerin sınırları.
• İşletmenin iş izinleri ve saha kurallarıyla ilgili koordinasyon.
• Olay, kaza ve tehlikeli durumların bildirim yöntemi.

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, uygulanabilir kapsamı içinde işyerlerinde sağlık ve güvenliğin sağlanmasına ilişkin yükümlülükleri düzenler. Teklif hazırlanırken işin riskleri ve çalışma koşulları dikkate alınmalı; tarafların görev ve koordinasyon esasları ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenmelidir.

Bu bölüm yalnızca genel bir güvenlik beyanından ibaret bırakılmamalıdır. Özel ekipman, riskli erişim koşulları veya işletmeye özgü güvenlik prosedürleri varsa bunların teklif kapsamına etkisi açıklanmalıdır.

8. Ek işler ve teklif kapsamı dışında kalan hizmetler

Tekliflerde anlaşmazlık doğurabilen konulardan biri, hizmet bedeline dahil olmayan işlerin belirsiz bırakılmasıdır. Olağan temizlik programının dışında kalan faaliyetler ayrı olarak tanımlanmalıdır.

Örneğin aşağıdaki işler, tesisin özelliklerine ve sözleşmeye göre ayrı fiyatlandırılabilir:

• İnşaat veya tadilat sonrası detaylı temizlik.
• Yüksek veya erişimi zor cam yüzeylerin temizliği.
• Özel makine gerektiren yoğun kir veya zemin bakım çalışmaları.
• Taşınma öncesi veya sonrası kapsamlı temizlik.
• Olağan çalışma programı dışındaki acil temizlik talepleri.
• Standart hizmet kapsamı dışında kalan özel atıkların yönetimi.

Bu örneklerin tümü her sözleşmede mutlaka kapsam dışında tutulacak işler değildir. Önemli olan, hangi işlerin temel hizmet bedeline dahil olduğunun ve hangilerinin ayrıca onay veya ücret gerektirdiğinin açıkça yazılmasıdır.

9. Sözleşme süresi, hizmet başlangıcı ve fiyat güncellemeleri

Teklifin kabul edilmesiyle başlayacak sözleşme ilişkisinin temel koşulları da netleştirilmelidir. Hizmetin başlangıç tarihi, sözleşme süresi, deneme veya geçiş dönemi varsa buna ilişkin esaslar ve sözleşmenin sona erdirilmesi koşulları tanımlanabilir.

Özellikle uzun süreli hizmetlerde fiyatın hangi koşullarda güncelleneceği önemlidir. İşçilik, sarf malzemeleri veya hizmet kapsamındaki değişiklikler fiyatı etkileyebilir. Bu nedenle güncelleme yöntemi, tarafların karşılıklı onayı ve yürürlük tarihi gibi konular sözleşmede açıkça düzenlenmelidir.

ISO 41012, tesis yönetimi hizmetlerinde tedarik stratejisi ve anlaşma geliştirme süreçlerine rehberlik eder. ISO 41001 ise tesis yönetimi sistemlerinin etkin ve verimli hizmet sunumunu, ilgili tarafların ihtiyaçlarını ve uygulanabilir şartları karşılamasını ele alır (ISO, 2017, 2018). Bu standartlar, teklif ve sözleşme yapısını planlamak için yararlı çerçevelerdir; Türkiye'deki sözleşmelerin tabi olduğu mevzuatın yerine geçmez.

10. Temizlik hizmeti tekliflerini karşılaştırmak için kontrol listesi

Teklifleri değerlendiren satınalma veya tesis yönetimi ekibi, karar vermeden önce aşağıdaki kontrol listesini kullanabilir.

• Teklifte temizlenecek alanlar ve yüzeyler açıkça belirtilmiş mi?
• Her iş kaleminin sıklığı ve kapsamı tanımlanmış mı?
• Personel planı ve çalışma saatleri ihtiyaca uygun mu?
• Malzeme, sarf ve ekipmanların temin sorumluluğu belli mi?
• Fiyatın KDV dahil veya hariç olduğu yazıyor mu?
• Ek işler ve kapsam dışı hizmetler açıklanmış mı?
• Kalite kontrol ölçütleri ve raporlama yöntemi tanımlanmış mı?
• İş sağlığı ve güvenliği sorumlulukları değerlendirilmiş mi?
• Hizmetin sürekliliği ve personel devamsızlığı için plan var mı?
• Teklifin geçerlilik süresi ve fiyat güncelleme koşulları belli mi?
• Ödeme koşulları ve sözleşme süresi açık mı?
• Teklif, diğer firmaların teklifleriyle aynı şartname üzerinden hazırlanmış mı?

Karar sürecinde fiyatın yanı sıra kapsam uygunluğu, kalite yaklaşımı, operasyonel sürdürülebilirlik ve sözleşme koşulları birlikte değerlendirilmelidir. En düşük fiyatlı teklif, aynı hizmeti ve aynı kalite düzeyini sunmuyorsa gerçek anlamda daha ekonomik olmayabilir.

Sıkça sorulan sorular

Temizlik hizmeti teklifinde personel sayısı yazmak zorunlu mudur?

Her hizmet alımı için aynı formatta bir personel sayısı gösterilmesi gerektiği söylenemez. Ancak hizmetin hangi çalışma düzeniyle, hangi sürelerde ve hangi sorumluluklarla sunulacağı anlaşılır olmalıdır. İşin niteliğine göre personel sayısı veya çalışma saati bilgisi teklifin değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Temizlik malzemeleri teklif fiyatına dahil edilmeli midir?

Bu, tarafların anlaşmasına bağlıdır. Malzemeler hizmet sağlayıcı tarafından temin edilecekse kapsam ve sorumluluklar belirtilmeli; işletme tarafından sağlanacaksa ürünlerin teslimi, depolanması ve yenilenmesi gibi konular açıklanmalıdır.

Teklif ile hizmet şartnamesi arasındaki fark nedir?

Hizmet şartnamesi, işletmenin ihtiyaçlarını ve beklediği hizmeti tanımlar. Teklif ise hizmet sağlayıcının bu kapsam için sunduğu yöntem, kaynak, fiyat ve ticari koşulları açıklar. Aynı şartnameye göre teklif almak, firmaların daha tutarlı biçimde karşılaştırılmasını sağlar.

Kalite kontrol kriterleri teklif aşamasında belirlenmeli midir?

Evet, mümkün olduğunca teklif ve sözleşme hazırlığı sırasında belirlenmelidir. Alan bazlı kontrol listeleri, görsel değerlendirme ölçütleri, kontrol sıklığı ve uygunsuzlukların giderilme yöntemi hizmet beklentisini netleştirir.

Temizlik hizmeti teklifinde hangi fiyat bilgileri açıklanmalıdır?

Toplam hizmet bedeli, fiyatın kapsadığı işler, malzeme ve ekipman sorumlulukları, ek hizmetlerin ücretlendirilmesi, KDV durumu, ödeme koşulları ve teklifin geçerlilik süresi açıklanmalıdır. Uzun süreli sözleşmelerde fiyat güncelleme yöntemi de tanımlanmalıdır.

Sonuç: Karşılaştırılabilir teklifler, açık bir hizmet kapsamıyla hazırlanır

Temizlik hizmeti teklifinde iş kapsamı, sıklıklar, personel düzeni, malzeme ve ekipman sorumlulukları, fiyatlandırma, kalite kontrol, iş sağlığı ve güvenliği ve sözleşme koşulları bir bütün olarak ele alınmalıdır. Bu kalemlerin açıkça belirtilmesi, işletmenin yalnızca fiyatı değil, satın alacağı hizmetin gerçek kapsamını da değerlendirmesini sağlar.

Teklif istemeden önce alan bazlı bir hizmet şartnamesi hazırlamak ve bütün firmalardan aynı kapsam üzerinden fiyat talep etmek, satınalma sürecini daha şeffaf hale getirir. Teklifler; kapsam uygunluğu, kalite kriterleri, hizmet sürekliliği ve toplam maliyet birlikte değerlendirilerek karşılaştırılmalıdır.

Böylece işletmeler, yalnızca en düşük bedele odaklanmak yerine ihtiyaçlarına uygun, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir temizlik hizmeti için daha bilinçli karar verebilir.

Kaynakça

• Danish Standards Foundation. (t.y.). Cleaning services: Standards and guidelines on quality management, procurement and measuring systems for cleaning agreements. https://www.ds.dk/en/about-standards/service-standards/cleaning-services
• International Organization for Standardization. (2017). ISO 41012:2017—Facility management: Guidance on strategic sourcing and the development of agreements. https://www.iso.org/standard/68168.html
• International Organization for Standardization. (2018). ISO 41001:2018—Facility management: Management systems—Requirements with guidance for use. https://www.iso.org/standard/68021.html
• Türkiye Cumhuriyeti. (2003). 4857 sayılı İş Kanunu. Resmî mevzuat metni
• Türkiye Cumhuriyeti. (2006). 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu. Resmî mevzuat metni
• Türkiye Cumhuriyeti. (2012). 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu. Adalet Bakanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi

Not: Bu makale genel bilgilendirme amacı taşır. Mevzuatın somut hizmet alımına uygulanması, sözleşmenin kapsamı ve tarafların hukuki statüsü dikkate alınarak değerlendirilmelidir. ISO ve DS/INSTA standartlarına ilişkin ayrıntılı hükümler için standartların güncel resmî metinleri incelenmelidir.