Site ve Apartman Ortak Alan Temizliği İçin Hizmet Şartnamesi Nasıl Hazırlanır?

Site ve apartmanlarda ortak alan temizliğinin düzenli, güvenli ve denetlenebilir biçimde yürütülmesi için hizmet kapsamının yazılı olarak tanımlanması gerekir. Ancak birçok temizlik hizmeti alımında görevler, sıklıklar, kalite beklentileri ve kontrol yöntemleri yeterince açık belirtilmez. Bunun sonucunda hangi alanların temizliğe dahil olduğu, hangi işlerin ek ücret gerektirdiği veya hizmetin hangi koşullarda kabul edileceği konusunda anlaşmazlıklar yaşanabilir.

Site ve apartman ortak alan temizliği hizmet şartnamesi, hizmet sağlayıcının yerine getireceği işleri, uygulama yöntemlerini, çalışma sıklığını, personel gerekliliklerini, iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerini, denetim ölçütlerini ve raporlama esaslarını tanımlayan bir dokümandır. İyi hazırlanmış bir şartname, hem site yönetiminin beklentilerini netleştirir hem de hizmet sağlayıcının işini ölçülebilir kriterlerle yürütmesine yardımcı olur.

Şartname hazırlanırken yalnızca merdiven, asansör ve giriş alanlarının temizliği düşünülmemelidir. Otoparklar, yürüyüş yolları, çöp toplama noktaları, sosyal tesisler, cam yüzeyler ve mevsimsel işler de binanın yapısına ve satın alınacak hizmetin kapsamına göre değerlendirilmelidir.

Bu rehberde, şartnamenin hangi bölümlerden oluşması gerektiğini, temizlik sıklıklarının nasıl tanımlanacağını, kalite kontrolün nasıl kurulacağını ve hizmet alımında kullanılabilecek örnek şartname maddelerini bulabilirsiniz.

Site ve apartman temizlik hizmet şartnamesi nedir?

Hizmet şartnamesi, satın alınacak temizlik hizmetinin teknik ve operasyonel gerekliliklerini açıklar. Hangi alanların hizmete dahil olduğu, yapılacak işlerin nasıl uygulanacağı, hangi aralıklarla gerçekleştirileceği ve sonuçların nasıl kontrol edileceği bu dokümanda tanımlanır.

Şartname, hizmet sözleşmesiyle aynı doküman olmak zorunda değildir. Uygulamada şartname, fiyat teklifi ve sözleşme birbirini tamamlayacak biçimde hazırlanabilir. Sözleşme tarafların ticari ve hukuki ilişkisini düzenlerken şartname hizmetin kapsamını ve teknik gerekliliklerini ayrıntılandırabilir. Dokümanlar arasında çelişki oluşmaması için hangisinin hangi konuda esas alınacağı sözleşmede belirtilmelidir.

Örneğin, sözleşmede “ortak alanların temizliği” ifadesinin kullanılması tek başına yeterince açık değildir. Bu tanımın; bina girişleri, kat holleri, merdivenler, korkuluklar, asansör kabinleri ve diğer alanlar bakımından somutlaştırılması gerekir.

Şartname hazırlanırken hangi mevzuat ve standartlar dikkate alınmalıdır?

Şartname, ilgili mevzuata ve binanın yönetim esaslarına uygun hazırlanmalıdır. Her standart veya mevzuat hükmü, her apartman temizliği işine otomatik olarak uygulanmaz; kapsam, tarafların yükümlülükleri ve işin niteliği dikkate alınmalıdır.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi, yönetim planında aksine hüküm bulunmadıkça yöneticinin görevlerini düzenler. Bu görevler arasında ana taşınmazın amacına uygun kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gerekli tedbirlerin alınması ile temizlik gibi bakım işlerinin yürütülmesi de yer alır.

Bu nedenle şartname hazırlanırken yönetim planı, kat malikleri kurulu kararları ve yönetim yetkileri dikkate alınmalıdır. Hizmet kapsamı ve maliyet, ilgili karar ve yetkilendirmelerle uyumlu olmalıdır.

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu

Temizlik sırasında ıslak zemin, kimyasal maruziyet, merdivenlerde çalışma, elle taşıma ve kullanılan ekipmanlardan kaynaklanabilecek riskler değerlendirilmelidir. 6331 sayılı Kanun ve uygulanabilir iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı, işverenlerin ve ilgili tarafların yükümlülükleri bakımından dikkate alınmalıdır.

Şartnamede, tarafların kendi görev ve sorumlulukları çerçevesinde risklerin değerlendirilmesi, güvenli çalışma yöntemlerinin belirlenmesi, gerekli eğitimlerin sağlanması ve uygun koruyucu donanımın kullanılması gibi konular açıklanabilir. Sözleşmeye bir sorumluluk maddesi eklemek, mevzuattan doğan yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.

Deterjanlar Hakkında Yönetmelik ve kimyasal güvenliği

Temizlikte kullanılan ürünler, kullanım amacı ve koşullarına uygun seçilmeli; etiket, kullanım talimatı ve gerektiğinde güvenlik bilgi formu dikkate alınmalıdır. Deterjanlar Hakkında Yönetmelik, deterjanların piyasaya arzına ilişkin gereklilikleri düzenler. İş yerinde kimyasal kullanımı bakımından uygulanabilir diğer kimyasal güvenliği hükümleri de ayrıca değerlendirilmelidir.

Şartnamede ürünlerin rastgele karıştırılmaması, uygun dozajda kullanılması, orijinal veya uygun şekilde tanımlanmış ambalajlarda saklanması ve yetkisiz kişilerin erişiminin sınırlandırılması gibi operasyonel kurallar tanımlanabilir.

Yangın güvenliği ve kaçış yolları

Merdivenler, koridorlar, bina çıkışları ve acil kaçış güzergâhları temizlenirken geçiş güvenliği korunmalıdır. Temizlik ekipmanı, kova, hortum, çöp torbası veya diğer malzemeler geçişi engelleyecek biçimde bırakılmamalıdır. Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik'in binanın kullanımına uygulanabilir hükümleri, temizlik operasyonlarının planlanmasında dikkate alınmalıdır.

Uluslararası standartlardan yararlanma

ISO 41001, tesis yönetimi sistemlerine ilişkin gereklilikleri ele alır. Temizlik hizmetinin bina yönetimi süreçleriyle ilişkilendirilmesinde referans olarak değerlendirilebilir; ancak tek başına apartman temizliğinin günlük sıklığını veya yöntemini belirlemez.

EN 13549 ve DS/INSTA 800 yaklaşımı ise temizlik kalitesinin tanımlanması ve ölçülmesi açısından yararlı bir çerçeve sunar. Görsel denetim ve uygun durumlarda ölçüm yöntemlerinden yararlanılarak hizmet sonuçlarının ortak kriterlerle değerlendirilmesine yardımcı olabilir.

Bu standartların şartnamede referans gösterilmesi düşünülüyorsa güncel baskıları, kapsamları, ilgili ulusal karşılıkları ve kullanım koşulları yetkili standardizasyon kuruluşlarından doğrulanmalıdır. Bir standardın adını şartnameye yazmak, onun bütün hükümlerini otomatik olarak sözleşmeye dahil etmek anlamına gelmez.

Şartname hazırlığının ilk adımı: Binanın ve ortak alanların envanterini çıkarmak

Doğru bir şartname, binanın gerçek koşullarını tanımlayan bir alan envanteriyle başlar. Yalnızca daire sayısına veya toplam bina alanına göre fiyat istemek, temizlik iş yükünü tek başına ortaya koymaz.

Şu bilgiler toplanmalıdır:

• Blok ve bina sayısı.
• Kat sayısı ve ortak merdiven sayısı.
• Asansör ve asansör kabini sayısı.
• Bina girişleri, lobiler ve kat holleri.
• Kapalı ve açık otoparkların durumu ve yaklaşık alanı.
• Yürüyüş yolları, ortak bahçe geçişleri ve giriş rampaları.
• Çöp toplama noktaları ve atık odaları.
• Sosyal tesisler, spor alanları, çocuk oyun alanları ve diğer ortak kullanım alanları.
• Cam yüzeyler, korkuluklar ve özel bakım gerektiren yüzeyler.
• Binadaki kullanıcı yoğunluğu, ziyaretçi trafiği ve mevsimsel kirlenme koşulları.
• Su ve elektrik bağlantı noktaları, malzeme depolama alanı ve ekipman erişimi.

Bu bilgiler mümkünse yerinde keşifle doğrulanmalıdır. Örneğin, aynı sayıda daireye sahip iki apartmanın birinde tek bir merdiven ve küçük bir giriş bulunurken diğerinde birden fazla blok, geniş otopark ve sosyal tesisler olabilir. Bu iki binanın temizlik iş yükü aynı kabul edilmemelidir.

Şartnamede hangi alanlar ayrı ayrı tanımlanmalıdır?

Ortak alanların tek bir genel başlık altında toplanması yerine, farklı yüzey ve kullanım özelliklerine göre bölümlere ayrılması daha uygundur.

Tablo, örnek bir alan envanteridir. Her binada bütün alanların bulunması veya bu işlerin aynı hizmet paketine dahil edilmesi gerekmez. Kapsam dışındaki işler de şartnamede açıkça belirtilmelidir.

Temizlik sıklığı nasıl belirlenmelidir?

Temizlik sıklığı, yalnızca alışkanlıklara göre değil, alanın kullanım yoğunluğu, kirlenme hızı, yüzey türü, hijyen gereksinimi ve kullanıcı güvenliği dikkate alınarak belirlenmelidir.

Şartnamede “gerektiğinde temizlenecektir” gibi yoruma açık ifadeler yerine, mümkün olduğu ölçüde belirli sıklıklar ve tetikleyici koşullar kullanılmalıdır. Örneğin, “haftada üç kez” veya “her iş günü” gibi zaman tanımları yapılabilir. Buna ek olarak, dökülme veya taşma gibi olaylarda hangi müdahalenin beklendiği açıklanmalıdır.

Bu sıklıklar bağlayıcı bir standart veya her bina için geçerli öneri değildir; şartname taslağını somutlaştırmak için verilmiş örneklerdir. Nihai sıklıklar keşif, risk değerlendirmesi ve bütçe çalışması sonucunda belirlenmelidir.

Şartnamede personel ve hizmet organizasyonu nasıl tanımlanır?

Temizlik hizmetinin hangi günlerde ve hangi saat aralıklarında sunulacağı açıkça belirtilmelidir. Personel sayısı belirlenirken yalnızca bina büyüklüğü değil, yapılacak işlerin toplam süresi, işin niteliği, kullanılan ekipman ve kabul kriterleri de dikkate alınmalıdır.

Şartnamede şu hususlara yer verilebilir:

• Hizmetin uygulanacağı günler ve saat aralıkları.
• Hizmet sağlayıcının saha sorumlusu veya iletişim kişisi.
• Personelin görev ve sorumlulukları.
• İzin, devamsızlık ve personel değişikliğinde hizmetin devamlılığının nasıl sağlanacağı.
• Personel kimliklendirmesi ve bina giriş prosedürleri.
• Göreve uygun eğitim, iş güvenliği bilgilendirmesi ve gerekli kişisel koruyucu donanım.
• Hizmet sırasında kullanılacak araç, ekipman ve malzemelerin sorumluluğu.
• Yönetimle iletişim, şikâyet bildirimi ve acil müdahale düzeni.

Şartnamede gerçekçi olmayan personel sayısı veya süreler belirlemek, hizmet kalitesini olumsuz etkileyebilir. Personel planlaması, işin kapsamı ve sahadaki gerçek çalışma koşulları üzerinden yapılmalıdır.

Temizlik malzemeleri ve ekipmanlar için hangi koşullar yazılmalıdır?

Şartname, kullanılacak her ürünün markasını belirlemek zorunda değildir. Bununla birlikte temizlik ürünlerinin ve ekipmanların hangi özellikleri karşılaması gerektiği açıklanmalıdır. Belirli bir marka veya ürün zorunlu tutulacaksa bunun gerekçesi, ürünün uygunluğu ve tedarik koşulları ayrıca değerlendirilmelidir.

Örnek gereklilikler şunlardır:

• Zemin, cam, metal ve diğer yüzeylere uygun temizlik ürünlerinin kullanılması.
• Ürünlerin etiket ve üretici talimatlarına göre hazırlanması ve uygulanması.
• Kimyasalların birbirine karıştırılmaması ve uygun biçimde depolanması.
• Temizlik ekipmanlarının işin niteliğine uygun ve kullanılabilir durumda tutulması.
• Farklı alanlar için ayrılan araçların uygun şekilde tanımlanması ve temiz tutulması.
• Kirli su ve atıkların uygun yöntemlerle uzaklaştırılması.
• Gerektiğinde ürünlerin teknik belgelerinin ve güvenlik bilgi formlarının erişilebilir olması.

Şartnameye ürünlerin adları yazılacaksa, ürünün ilgili yüzey ve kullanım amacıyla uyumluluğu doğrulanmalıdır. Her temizlik işinde dezenfektan kullanılması gerektiği varsayılmamalı; ürün seçimi gerçek ihtiyaç ve uygulanabilir gerekliliklere göre yapılmalıdır.

İş sağlığı, güvenliği ve bina sakinlerinin korunması

Ortak alan temizliği, bina sakinleri ve ziyaretçiler binayı kullanmaya devam ederken yürütülebilir. Bu nedenle temizlik faaliyetleri sırasında geçiş güvenliği, kimyasal maruziyet ve çalışma alanının kontrolü şartnamede ele alınmalıdır.

Şartname kapsamında aşağıdaki kurallar tanımlanabilir:

• Islak zemin bulunan alanlarda uygun uyarı işaretlerinin kullanılması.
• Temizlik malzemelerinin merdiven, koridor ve acil çıkışları engellemeyecek biçimde yerleştirilmesi.
• Kimyasalların çocukların ve yetkisiz kişilerin erişemeyeceği şekilde saklanması.
• Yüksekte çalışma gerektiren işlerin ayrıca tanımlanması ve uygun güvenlik tedbirleriyle yürütülmesi.
• Elektrikli ekipmanın su ve ıslak yüzeylerle etkileşiminin kontrol edilmesi.
• Tehlikeli döküntüler veya olağan dışı olaylar için bildirim ve müdahale sürecinin belirlenmesi.
• Personelin uygun iş kıyafeti ve gerekli kişisel koruyucu donanımı kullanması.

Özellikle dış cephe camları, yüksek camlar, çatı veya erişimi zor alanlar için yapılacak işler, günlük ortak alan temizliğiyle aynı kapsamda değerlendirilmemelidir. Bu işler özel ekipman, erişim yöntemi, eğitim ve ayrı fiyatlandırma gerektirebilir.

Hizmet kalitesi nasıl ölçülmeli ve denetlenmelidir?

Şartnamenin en önemli bölümlerinden biri, hizmetin hangi ölçütlerle kabul edileceğini belirlemektir. “Temiz yapılacaktır” gibi ifadeler tek başına yeterince ölçülebilir değildir. Bunun yerine gözlemlenebilir sonuçlar ve kontrol sıklıkları tanımlanmalıdır.

Örneğin:

• Zeminde belirgin kir, çöp veya temizlik sonrasında kalmış kirli su bulunmaması.
• Belirlenen temas yüzeylerinde görünür kir ve leke kalmaması.
• Çöp toplama noktalarında taşma veya temizlik kaynaklı döküntü bırakılmaması.
• Asansör ve giriş alanlarının tanımlanan kontrol kriterlerini karşılaması.
• Temizlik sonrasında geçiş yollarının güvenli ve engelsiz bırakılması.
• Planlanan işlerin kayıt altına alınması ve eksik işlerin bildirilmesi.

Kontrolün yalnızca hizmet sağlayıcının beyanına dayanmaması için site yönetimi veya yetkilendirilmiş kişi tarafından belirli aralıklarla saha denetimi yapılabilir. Denetim sonuçları tarih, alan, kontrol maddesi, tespit edilen uygunsuzluk ve düzeltici işlem bilgileriyle kaydedilebilir.

Örnek temizlik kalite kontrol tablosu

Tablo örnek niteliğindedir. Binanın kullanım özelliklerine göre yeni kontrol maddeleri eklenebilir. Kabul kriterleri, sözleşme imzalanmadan önce taraflarca açıkça belirlenmelidir.

Şikâyet, eksik iş ve düzeltici faaliyet süreci

Şartname yalnızca rutin görevleri değil, hizmetin beklentiyi karşılamadığı durumlarda izlenecek süreci de tanımlamalıdır. Aksi halde aynı eksiklik tekrarlandığında nasıl işlem yapılacağı belirsiz kalabilir.

Bu amaçla aşağıdaki hususlar belirlenebilir:

• Şikâyetlerin hangi kanaldan ve kime iletileceği.
• Şikâyetin kayıt altına alınması için gerekli bilgiler.
• Eksikliğin hangi sürede inceleneceği.
• Gerekli düzeltmenin hangi süre içinde yapılacağı.
• Tekrarlayan uygunsuzluklarda izlenecek değerlendirme süreci.
• Hizmetin kabulü, yeniden yapılması veya sözleşme hükümlerine göre işlem uygulanması için kullanılacak ölçütler.

Örneğin, yönetim tarafından bildirilen bir eksiklik için kayıt oluşturulabilir; ilgili alan ve tarih belirlenebilir; hizmet sağlayıcıdan düzeltici işlem ve tamamlanma bilgisi istenebilir. Süreler ve olası yaptırımlar, hizmetin niteliğine uygun şekilde sözleşmede düzenlenmelidir.

Fiyatlandırma ve ek hizmetler şartnamede nasıl belirtilir?

Temizlik hizmeti tekliflerinin karşılaştırılabilir olması için fiyatın hangi iş ve alanları kapsadığı açıkça yazılmalıdır. Aylık sabit fiyat, belirli işlerin dahil olduğu bir hizmet paketi veya kapsamı tanımlanmış farklı fiyatlandırma modeli kullanılabilir.

Teklifte şu kalemlerin açıklanması yararlı olur:

• Rutin temizlik hizmetinin toplam bedeli ve kapsadığı alanlar.
• Personel, ekipman, sarf malzemesi ve temizlik ürünlerinin fiyata dahil olup olmadığı.
• Belirlenen sıklıkların dışında talep edilen işler için fiyatlandırma yöntemi.
• Cam cephe, yüksek cam, dış cephe ve özel zemin bakımı gibi ayrı uzmanlık gerektirebilecek işler.
• İnşaat sonrası temizlik, yoğun kirlenme veya olağan dışı döküntü müdahalesinin kapsamda olup olmadığı.
• Fiyat güncelleme koşulları, ödeme dönemi ve faturalandırma esasları.
• Hizmet kapsamındaki değişikliklerin yazılı onay süreci.

Bir teklifin diğerinden düşük olması, aynı kapsamı ve aynı hizmet kalitesini içerdiği anlamına gelmez. Fiyat karşılaştırması yapılırken personel planı, temizlik sıklığı, malzeme ve ekipman dahil olup olmadığı, kalite kontrol ve ek hizmet koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

Site ve apartman temizlik hizmet şartnamesi örneği

Aşağıdaki taslak, keşif ve bina koşullarına göre uyarlanabilecek bir başlangıç örneğidir. Köşeli parantez içindeki alanlar, teklif veya sözleşme öncesinde doldurulmalıdır.

1. İşin adı ve amacı

İşin adı: [Site/apartman adı] ortak alan temizlik hizmeti.

İşin amacı: Bu şartname kapsamında tanımlanan ortak alanların, belirlenen sıklık ve kalite kriterlerine uygun şekilde temizlenmesi ve hizmetin kayıt altına alınmasıdır.

2. Hizmet alanı

Hizmet kapsamına dahil alanlar: [Bina girişleri, merdivenler, kat holleri, asansör kabinleri, otopark, yürüyüş yolları, çöp toplama noktaları ve diğer alanlar].

Kapsam dışındaki alanlar ve işler: [Dış cephe, yüksek cam, bahçe bakımı, kar temizliği, inşaat sonrası temizlik ve diğer özel işler].

3. Hizmet günleri ve sıklığı

Hizmet günleri: [Günler].

Çalışma saatleri: [Saat aralığı].

Alan bazlı temizlik sıklıkları ve dönemsel işler, şartname ekindeki temizlik programında gösterilecektir.

4. Personel ve ekipman

Hizmet sağlayıcı, işi gerçekleştirmek için yeterli personel ve uygun ekipmanı planlayacaktır. Personelin görev dağılımı, iletişim sorumlusu ve hizmet devamlılığı düzeni hizmet başlamadan önce site yönetimiyle paylaşılacaktır.

5. Malzeme ve kimyasal kullanımı

Temizlik ürünleri, kullanılacak yüzey ve uygulamaya uygun olacaktır. Ürünler etiket ve üretici talimatlarına göre kullanılacak; kimyasalların güvenli saklanması, hazırlanması ve uygulanmasına ilişkin gerekli tedbirler alınacaktır.

6. İş sağlığı ve güvenliği

Hizmet sağlayıcı, kendi faaliyetleri bakımından uygulanabilir iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerine uyacak; çalışma alanının güvenliğini, geçiş yollarının açık tutulmasını ve temizlik sırasında oluşabilecek risklerin yönetilmesini sağlayacaktır. Tarafların mevzuattan doğan sorumlulukları saklıdır.

7. Kalite kontrol ve kayıtlar

Temizlik sonuçları, tarafların kabul ettiği kontrol listesi üzerinden değerlendirilecektir. Planlanan işler, tespit edilen eksiklikler ve yapılan düzeltmeler kayıt altına alınacaktır.

8. Şikâyet ve düzeltici işlem

Eksik veya uygun olmayan hizmet, [bildirim kanalı] üzerinden hizmet sağlayıcıya iletilecektir. Bildirim, inceleme ve düzeltme süreleri sözleşmede belirlenecektir.

9. Fiyat ve ek işler

Hizmet bedeli [aylık/dönemsel] olarak belirlenecektir. Fiyata dahil alanlar, malzemeler, ekipmanlar ve ek işlerin fiyatlandırma koşulları teklif ve sözleşme ekinde gösterilecektir.

10. Hizmetin kabulü ve sözleşme ekleri

Hizmetin kabulü, tanımlanmış kalite kriterleri ve kayıtlar esas alınarak yapılacaktır. Temizlik programı, alan envanteri, kalite kontrol listesi, fiyat teklifi ve gerekli güvenlik dokümanları şartname ekleri olarak düzenlenebilir.

Şartname hazırlarken en sık yapılan hatalar

• Alanları belirsiz bırakmak: “Tüm ortak alanlar” ifadesi kullanılırken hangi alanların dahil olduğunun listelenmemesi.
• Sıklığı tanımlamamak: “Düzenli temizlenecektir” gibi yoruma açık ifadelerle yetinmek.
• Kaliteyi ölçülemez bırakmak: Kontrol yöntemi ve kabul kriterleri belirlemeden yalnızca temizlik yapılmasını istemek.
• Ek işleri açıklamamak: Dış cephe, yüksek cam veya olağan dışı kirlenmelerin fiyat kapsamını belirsiz bırakmak.
• Güvenliği göz ardı etmek: Islak zemin, kimyasal kullanımı, merdivenler ve kaçış yolları için operasyonel kurallar belirlememek.
• Personel devamlılığını planlamamak: İzin veya devamsızlık durumunda hizmetin nasıl sürdürüleceğini açıklamamak.
• Denetim kayıtlarını ihmal etmek: Eksikliklerin nasıl bildirileceğini ve kapatılacağını tanımlamamak.
• Teklifleri yalnızca fiyatla karşılaştırmak: Hizmet kapsamı ve kalite kriterleri eşitlenmeden karar vermek.

Sıkça sorulan sorular

Apartman temizlik şartnamesi ile temizlik sözleşmesi aynı mıdır?

Her zaman aynı değildir. Şartname, işin kapsamını, yöntemlerini, sıklıklarını ve kabul kriterlerini açıklayabilir. Sözleşme ise tarafların ücret, süre, ödeme, sorumluluk ve diğer hukuki-ticari koşullarını düzenler. İki dokümanın birbiriyle uyumlu olması gerekir.

Site temizlik hizmeti şartnamesi hazırlamak zorunlu mudur?

Bu sorunun yanıtı, hizmetin nasıl satın alındığına, uygulanabilir mevzuata ve ilgili yönetim kararlarına bağlıdır. Her özel apartman için aynı biçimde hazırlanmış ayrı bir temizlik şartnamesinin zorunlu olduğu varsayılmamalıdır. Bununla birlikte yazılı bir kapsam ve kontrol planı, beklentilerin netleştirilmesi ve hizmetin denetlenmesi açısından yararlıdır.

Temizlik sıklığını kim belirlemelidir?

Sıklıklar, site yönetiminin ihtiyaçları, alanların kullanım yoğunluğu, keşif sonuçları, güvenlik ve hijyen gereksinimleri dikkate alınarak belirlenmelidir. Hizmet sağlayıcının teknik değerlendirmesi alınabilir; nihai kapsam ve fiyat, yetkili yönetim kararları ve sözleşme çerçevesinde netleştirilmelidir.

Temizlik malzemelerini site yönetimi mi, hizmet sağlayıcı mı temin etmelidir?

Her iki model de kullanılabilir. Hangi tarafın malzeme ve ekipman sağlayacağı, ürünlerin uygunluğu ve maliyetin hizmet bedeline dahil olup olmadığı teklif ve sözleşmede açıkça belirtilmelidir.

Şartnameye ceza maddesi eklenebilir mi?

Hizmet seviyesinin karşılanmaması durumunda uygulanacak sonuçlar, tarafların anlaşması ve yürürlükteki mevzuat çerçevesinde sözleşmede düzenlenebilir. Bu hükümler açık, ölçülebilir ve uygulanabilir olmalı; hukuki uygunluk gerektiğinde uzman desteğiyle değerlendirilmelidir.

Sonuç: İyi bir şartname, hizmetin kapsamını ve kalitesini netleştirir

Site ve apartman ortak alan temizliği için hizmet şartnamesi hazırlarken öncelikle binanın alan envanteri çıkarılmalı, her alan için yapılacak işler ve temizlik sıklıkları belirlenmeli, personel ve ekipman gereksinimleri açıklanmalıdır. Kimyasal güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği, kalite kontrol, şikâyet yönetimi ve ek işlerin fiyatlandırılması da dokümanda yer almalıdır.

En etkili şartname, yalnızca yapılacak işleri sıralayan değil, hizmetin nasıl doğrulanacağını da açıklayan şartnamedir. Açık kapsam, ölçülebilir kabul kriterleri ve düzenli kayıtlar; site yönetiminin teklifleri daha sağlıklı karşılaştırmasına ve hizmet performansını sistematik biçimde değerlendirmesine yardımcı olur.

Kaynakça

• Türkiye Büyük Millet Meclisi. (2012). 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (20 Haziran 2012; Resmî Gazete, 30 Haziran 2012, Sayı 28339). https://www.tbmm.gov.tr/Yasama/Kanun/f72877be-db1c-037b-e050-007f01005610
• T.C. Adalet Bakanlığı, UYAP Mevzuat ve İçtihat Programı. (t.y.). 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu. https://mevzuat.adalet.gov.tr/mevzuat/103807
• T.C. Ticaret Bakanlığı. (t.y.). Deterjanlar: Deterjanlar Hakkında Yönetmelik'e ilişkin genel bilgiler. Türkiye Ürün Kuralları Veri Tabanı. https://urunkurallari.ticaret.gov.tr/tr/sektorel-rehber/deterjanlar
• International Organization for Standardization. (2018). ISO 41001:2018 Facility management—Management systems—Requirements with guidance for use. https://www.iso.org/standard/68021.html
• Danish Standards Foundation. (t.y.). Cleaning services: Standards and guidelines on quality management and measuring systems. https://www.ds.dk/en/about-standards/service-standards/cleaning-services
• T.C. Adalet Bakanlığı, UYAP Mevzuat ve İçtihat Programı. (t.y.). 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu. https://mevzuat.adalet.gov.tr/mevzuat/103273
• T.C. Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi. (t.y.). Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik. Güncel metin ve değişiklikler yayın öncesinde resmî mevzuat kaynağından doğrulanmalıdır. https://www.mevzuat.gov.tr/

Mevzuat notu: Bu makale genel bilgilendirme ve şartname hazırlığı amacıyla oluşturulmuştur; hukuki görüş veya her bina için doğrudan uygulanabilir hazır sözleşme niteliğinde değildir. Mevzuatın güncel metni, yönetim planı, kat malikleri kurulu kararları ve somut hizmet kapsamı sözleşme öncesinde kontrol edilmelidir. ISO 41001 ve temizlik kalite ölçüm standartlarının kullanımı, ilgili kapsam ve güncel baskılar doğrulanarak değerlendirilmelidir.